CÓMO ORGANIZAR TU BODA PERFECTA, PASO A PASO. CAPÍTULO 4: EL PRESUPUESTO

¡Hola Mimosas!

¿Recordáis la famosa escena de Jerry Maguire en la que Tom Cruise y Cuba Gooding Jr. se pasan más de un minuto gritando a pleno pulmón Show me the moneyyyyyyyyy?

Pues de eso va hoy este post, de money, money, money.

Bienvenidas al apasionante e importantísimo capítulo, el presupuesto de vuestra boda.

Os voy a dar cifras reales y consejos para elaborar vuestro propio presupuesto.

Veremos porqué hay partidas de las bodas que tienen esos precios “elevados” y os daré recomendaciones para poder ahorrar en ellas.

Descubrirás cuáles son los errores más comunes al planificar el presupuesto de una boda y aquellas cosas que hacen que se dispare.

Y, sobre todo, al terminar este post, sabréis casi al milímetro cómo jugar con las cifras para poder tener todos aquellos elementos que son imprescindibles para vosotros en vuestra boda soñada.

Interesante, ¿verdad? ¡Pues comenzamos!

El primer error que cometen muchas parejas cuando deciden casarse y empiezan a pensar en las cosas que necesitan, es fijarse un presupuesto ilimitado o lo que es lo mismo, no fijarse ningún presupuesto en absoluto.

Independientemente de que tu capacidad económica sea alta, media o baja y de que lo que quieras gastarte en vuestra boda, hay que fijar una cifra como punto de partida, aunque sea aproximada.

Esto te va a permitir no perder el control, que no es lo mismo a que no puedas darte ciertas licencias con maravillas que te encuentres en el camino y que no sabías que “necesitabas” antes de empezar todo este proceso.

Tu boda es casi con seguridad, la mayor fiesta que vas a organizar y a dar para tus familiares y amigos en toda tu vida.

Va a ser caro, pero ¿cuándo has celebrado un sarao así antes?

Y va a ser “caro” porque te vas a gastar más de lo que te gastas cualquier día.

No quiero decir con esto que las cosas son caras por poner la palabra “boda”. Esto es un mito.

Quiero decir que en tu día a día no contratas a un fotógrafo para que te acompañe al súper, ni un coche clásico para ir a la oficina, ni das una comida en tu casa para 100 personas.

Por tanto, no estás acostumbrada a pagar los precios que cuestan estos servicios.

Veamos éste y otros puntos para empezar a calcular vuestro presupuesto.

Cómo calcular tu presupuesto inicial

1. La tecnología, tu mayor aliada para una boda perfecta

Una persona digitalizada como tú, seguro que conoce perfectamente el uso de Excel o cualquier otro programa similar que te permita introducir datos, vincularlos y modificarlos de forma sencilla.

Abrirte desde el principio un documento de seguimiento, es un paso muy básico, pero la verdad que tremendamente útil.

Seguro que te pasas el día usando Excel en tu trabajo.

Entonces, ¿por qué no utilizarlo para empezar bien y de forma organizada el presupuesto de tu boda?

No hace falta que elabores un documento muy complejo con metadatos.

Al contrario, haz un documento lo más sencillo y visual posible.

Así, podrás consultarlo de un vistazo rápido y ver en qué momento estáis.

Te sugiero organizarlo así:

  • Genera bloques por secciones. Banquete, Novia, Novio…
  • Dentro de cada bloque, incluye sus apartados. Novia: Vestido, complementos, belleza…
  • Asigna un porcentaje del presupuesto total a cada sección. Esto te permitirá variarlo cuando decidáis a que partida queréis darle más importancia.
  • Ten dos columnas para los precios. Los estimados y los finales, siempre sin I.V.A. porque muchos proveedores te pasarán así el precio inicial, pero no así la factura final.
  • Recuerda añadir otra columna para el I.V.A y el precio total. Así no te llevarás sorpresas.

Hay otros conceptos que pueden resultar también útiles para el control de pagos, etc. pero si tienes estos básicos, ya puedes funcionar bastante bien y de forma organizada.

Por último, seguimos beneficiándonos de la tecnología.

Guarda este documento en la nube, en Google Drive o Dropbox, por ejemplo.

De este modo, podrás acceder a él en todo momento y desde cualquier dispositivo para consultarlo o actualizarlo.

Y no sólo eso, puedes verlo en tiempo real con tu pareja, ganando un tiempo precioso para poder tomar decisiones y avanzar, sin tener que esperar al final del día para estar con él.

2. Definid el presupuesto real con el que contáis

Ahora que ya tenéis vuestro documento base preparado, toca rellenarlo.

Saber de cuánto dinero disponemos, es básico para poder empezar a planear la boda.

Y aquí lo mejor es ser realista y tener al lado una buena asesora profesional que conozca los precios estimados que se mueven en el mercado, como una Wedding Planner.

Ser realista con el presupuesto, no implica renunciar a tus sueños ni a tu boda ideal.

Significa que sabemos desde el principio cuáles son nuestras expectativas en la boda y cómo cumplirlas.

Y esto nos permite conocer nuestras prioridades y en qué puntos podemos ser más o menos flexibles.

Si tu sueño es hacer una gran entrada a lomos de un dragón como hicieron Sergio Ramos y Pilar Rubio, adelante ¡cúmplelo!, es tu Gran Día. Ahora, se consciente de que igual tienes que renunciar a otros temas.

Menos flores, un diseño de vestido más estándar, música en directo o alguna otra cosa que no sea realmente una prioridad para ti.

¿Me sigues?

Hoy en día, el pago de la boda suele correr a cargo de la pareja y de sus fondos. El dinero suele venir de:

1º Ahorros propios

2º Regalos de los invitados

3º Ayuda de los padres

Y aunque vayáis a pagar vosotros la boda, no tiene nada de malo que “te dejes querer” y si tus padres o familiares directos quieren regalarte alguna cosa específica, acéptala, aunque deja bien claro desde el principio cuál es tu deseo y si ese regalo viene o no con condiciones.

Si tus padres se ofrecen a pagar el banquete, pero quieren invitar a sus 40 amigos y vosotros habíais pensado en otro tipo de personas de las que estar rodeadas, tirad de paciencia, educación y simplemente decid Gracias, pero no.

Ahora, si a tu madre le hace tremenda ilusión regalarte el vestido y va a estar feliz elijas cuál elijas, dale ese gusto y tenlo en cuenta en tu presupuesto.

3.- Haced vuestra lista de prioridades

Cada boda es única, cada pareja es diferente y cada uno tiene sus prioridades.

Aunque te encuentres en la red con listados de “las cosas que no deben de faltar en tu boda”, tómalo sólo como referencia y empieza a hacer tu propia lista de imprescindibles.

Igual le das mucha importancia a las flores y menos a la música en vivo.

O quizá sois unos grandes wine lovers y para vosotros es fundamental un buen vino que os represente.

O siempre habéis soñado con celebrar vuestra boda al aire libre en una finca espectacular y la decoración ya os la da el entorno.

Diferenciar entre lo:

  • Obligatorio: Licencia de matrimonio, tasas
  • Imprescindible: Un buen catering, música en vivo, video mapping…
  • Deseable: Drones, transporte para invitados
  • Prescindible: Palomas que vuelen cuando deis el sí quiero, una performance en el cóctel como entretenimiento para vuestros invitados…

Esto os ayudará muchísimo a la hora de saber por dónde podéis recortar presupuesto en el caso de que vayáis ajustados o queráis dedicar más presupuesto en una cosa específica.

4.- Conoce los precios

Es cierto que no va a costar lo mismo el alquiler de una finca en Madrid que el de una finca en Cáceres pero siempre te puede ayudar el conocer el coste medio de cada proveedor en tu zona, para así poder hacerte un buen punto de partida.

A partir de ahí, vivimos en un mundo globalizado en el que se nos abre una ventana a todo tipo de profesionales, independientemente del lugar en donde nos casemos y en donde estén ellos.

Para ayudarte un poco a tener una referencia de los precios que se están moviendo en 2019, te dejo a continuación un listado del coste medio de proveedores, que te resultará tremendamente útil.

Este listado representa los servicios más habituales que se contratan para una boda y el coste medio a nivel nacional.

Para que tengas de referencia, los españoles nos estamos gastando de media en nuestras bodas unos 20.000€*

5.- Ahora, ¡manos a la obra!

Con toda esta información, sírvete un buen té y siéntate delante de tu documento para unirlo todo.

Te sugiero los siguientes pasos, pero si encuentras otra fórmula que os vaya mejor ¡Adelante!, el caso es ponerse en movimiento.

A.- Empieza por tener presente el presupuesto con el que contáis.

Incluye tanto lo que aportáis vosotros, como lo que vayan a pagar vuestros padres o regalos que sepáis seguro que os van a cubrir algún gasto del presupuesto como el vestido, el grupo musical, los zapatos de la novia o el reloj del novio.

Hay muchas parejas que cuentan de antemano con el dinero que los invitados van a “regalarles” para cubrir su cubierto y yo esto, no lo recomiendo la verdad.

Primero porque es dinero que todavía no tienes para ir haciendo pagos y segundo porque tus expectativas pueden no cumplirse y no llegar a cubrir todos tus gastos, con lo que estarás gastando por encima de tus posibilidades.

B.- Incluir los gastos obligatorios

Tendrías que saber ya, con la investigación que habéis hecho, cuánto cuestan las tasas del juzgado, el coste de los trámites, la Iglesia o el alquiler de mobiliario si vas a hacer tu boda en una finca familiar.

Todo aquello que sí o sí vas a tener que pagar antes o después de hacer tu boda.

C.- Estima todos los servicios que quieres en vuestra boda

A estas alturas, ya te habrás hecho más o menos una composición de lo que quieres en tu boda, de dónde va a ser, cuántos vestidos quieres tener, si va a haber una preboda o si quieres unas espectaculares grabaciones a vista de dron, del viñedo en donde os casáis.

Asigna el coste estimado en cada sección para ir dándole forma al presupuesto.

Algunos costes son fijos, como puede ser el alquiler de un coche para llegar a la Iglesia y algunos otros son variables en función del número de invitados, como por ejemplo el catering o el alquiler del mobiliario que necesitas para decorar el lugar de la celebración.

Para poder calcular esto y pedir presupuestos lo más ajustados posible, haz una lista rápida con las personas con las que quieras compartir este precioso día.

D.- Incluye un 20% adicional para gastos imprevistos

Seguro que a medida que vayas avanzando en la organización de tu boda, descubres alguna cosa con la que quieres contar ese día pero que todavía ni siquiera sabes que existe.

Para que puedas tenerlo sin renunciar a nada, incluye un colchón del que poder tirar.

E.- Calcula el número de invitados

Esto os va a facilitar saber algunos gastos que dependen del número de invitados como el catering, el alquiler de mobiliario, transporte o alojamiento.

En España, la boda típica cuenta con unos 130* invitados de media, 109* si nos vamos a bodas de renta alta.

Las parejas se decantan cada vez más por menos invitados y más calidad en la experiencia que éstos tienen en sus celebraciones. Mejor calidad en el catering, más espectáculos o un lugar más idílico, por ejemplo.

De media suelen fallar un 15%* de los invitados y esto lo deberéis de tener en cuenta en el impacto en vuestro presupuesto.

Si tenemos en cuenta que os casáis en Madrid, por ejemplo y el coste por invitado en esta ciudad está en torno a los 164,6€*, el impacto en vuestra boda podría ser de hasta de unos 2.550€.

De todos modos, mi recomendación es que este dinero no lo gastes por adelantado y si al final, lo ahorras, seguro que os lo gastaréis felizmente en vuestra luna de miel.

Y ahora, súmalo todo.

Para conocer las cifras en las que te mueves, ten dos cantidades claras.

El mínimo que vas a gastarte en los elementos obligatorios y el máximo por la que saldría la boda con todos los elementos que quieres tener. Así podrás considerar, cuáles son las cosas que para vosotros son imprescindibles y aquellas que por mucho que queráis, disparan claramente vuestro presupuesto.

Seguro que ahora te estás preguntando “Vale, pero es que las cosas más caras seguro que son las imprescindibles…el vestido, el lugar de la celebración, la preboda.”

Pues sigue leyendo, porque seguro que te vas a sorprender

Arreglos florales

Fijo que te has enamorado cada vez que miras Instagram y ves esos fantásticos arcos de flores en las entradas de las iglesias o las mesas de los invitados con las preciosas estructuras aéreas coronando todas las conversaciones.

Son de ensueño, ¿verdad?

Ten en cuenta que esas obras de arte efímeras conllevan mucho trabajo por parte de las floristerías así que seguramente, no van a salir baratas.

Invitaciones

Las invitaciones y la papelería en general que utilicéis en vuestra boda, es el primer contacto con vuestro gran día y en muchas ocasiones, las parejas no le dais la importancia que éstas merecen.

Recibir una invitación es la forma de hacer más real el comienzo de vuestra boda.

Hay mucha emoción detrás de una invitación y hay mucha emoción delante cuando es entregada.

Por eso, la fantasía aquí se dispara y a veces se nos va de las manos con la multitud de elementos que queremos incluir en ella.

Si queremos elementos especiales como cartulinas recicladas, acuarelas que las ilustren, letras con caligrafía manuscrita o incluso que brillen con un precioso dorado, todo esto subirá el precio de cada una.

De todos modos, quizá merezca la pena invertir aquí un poco más para hacerlas únicas y especiales como vosotros ya que con esto estáis enseñando la patita a todos los invitados, de cómo va a ser el resto de la boda.

Montajes y desmontajes

Tanto si suspiras por tener unos preciosos Chandeliers iluminando tu pista de baile como si eres más de una carpa cubierta por guirnaldas de pequeñas bombillitas, vas a tener que contar con profesionales de la iluminación si o sí.

Y como esto, todo lo que se salga un poco de la media, no puedas hacer tú misma o tus familiares y requiera de una visión y sobre todo una mano experta y profesional.

Los montajes requieren de personal cualificado y sus horas de pagan. No regatees, estás en sus manos.

Música en vivo

Si os habéis decidido por tener un grupo actuando en directo, felicidades porque va a subir el nivel de vuestra boda.

La música en directo siempre llega más al público, es flexible y puedes interactuar más con ellos.

Si, además, quieres combinarlo con un DJ para los diferentes momentos de la boda, es un acierto máximo.

Ahora bien, ten en cuenta que un grupo en directo conlleva una serie de gastos en logística como son el transporte, alojamiento, comida, etc. aparte, del coste de su arte propiamente dicho.

La tarta nupcial

La tarta nupcial es grande, es espectacular y ha de repartirse entre todos los invitados. Por tanto, vale lo que pese y a veces literalmente.

Esto no es un pastelito que tomas con el café de aperitivo. Es una estructura que tiene que estar deliciosa, además de vistosa y a demás tiene que durar para que no se acabe “derritiendo” en el transporte o en la exposición en el jardín.

Piensa bien si vais a querer que sea una cosa simbólica o que sustituya al postre en vuestro menú. En función de esto, va a saliros más o menos carete.

Wedding Planner

El trabajo de una Wedding Planner casi siempre es considerado como un coste extra y nada barato.

En España, todavía estamos acostumbrados a solicitar ayuda en la decoración a una Wedding Planner, y dar por echo que dentro de este servicio está incluida la planificación y gestión de toda la boda al completo y esto es un error, porque son dos servicios bien diferenciados.

Siempre digo que más que un gasto, es un gran ahorro porque una Wedding Planner tiene la experiencia, el conocimiento y la capacidad de negociación con los proveedores para que tu boda esté dentro de vuestro presupuesto.

Sin hablar del tiempo que te ahorrarás ya sólo buscando proveedores y comparando precios.

En una planificación completa, se puede estar invirtiendo unas 200 horas de planificación más unas 15 horas el mismo día de la gran boda.

Te sugiero que dividas el coste total entre este número de horas y las personas del equipo que te van a acompañar y verás como al final, es una auténtica ganga contar con una experta.

Fotografía / vídeo / dron

Hay una gran variedad de oferta ahí fuera y toda ella muy profesional.

Contamos con grandes fotógrafos de boda en este país y por suerte, seguro que hay alguno que se ajusta a vuestro estilo.

Pregúntate, para ti, ¿cuánto vale un recuerdo maravilloso?

Cuando pasa la boda, todavía estáis recopilando fotos de vuestros invitados.

Cuando llega le primer año de casados, todavía tenéis recuerdos imborrables del gran día.

Cuando llevéis diez años juntos, esos recuerdos serán difusos, aunque recordaréis las sensaciones y la felicidad.

Así que, ¿cuánto vale para vosotros tener recuerdos reales y haber parado el tiempo justo en esos momentos de felicidad máxima?

Los detalles de los invitados

Este es el punto que más os suele sorprender y es que merece capítulo aparte la verdad.

Quiero que sepáis que es una de las decisiones más estresantes para todas las parejas.

Siempre se busca lo original, lo útil, lo bonito, lo unisex, lo que no se tire a la basura y, además, a buen precio.

Y siendo tan importante para casi todas las parejas, siempre se deja para el final.

Y claro, a última hora y sin planificación, todo es más difícil de encontrar, más caro de producir y más caro de recibir.

Ahora sí. Ya para cerrar este capítulo, te voy a dar las claves para que puedas ahorrar en la preparación de tu boda.

¿Qué puedes hacer para ahorrar en el presupuesto de tu boda?

Evita la temporada alta de las bodas

La temporada alta de bodas, por decirlo así, la podemos situar entre los meses de junio a septiembre.

Y el día preferido para casarse, el sábado.

Teniendo esto en cuenta y si podéis ser flexibles en las fechas, podéis reducir considerablemente vuestro presupuesto en casi todos los servicios, si elegís casaros entre los meses de octubre y mayo.

Abril / Mayo y Octubre / Noviembre tienen todavía un clima agradable y muy buena luz para hacer una boda en exteriores.

En cuanto al día, podéis mover la fecha al viernes, así disfrutaréis de todo el fin de semana para poder disfrutar de vuestra familia y aquellos invitados que decidan tomárselo como unas minivacaciones.

Y por supuesto, evitad fechas festivas como Navidad, Año Nuevo o festivos nacionales, en donde los alojamientos y lugares de celebración, suelen estar llenos y los precios por las nubes.

Contrata varios servicios a un mismo proveedor

Si puedes aglutinar varios servicios en un mismo proveedor, tendrás más capacidad de negociación en el precio final.

Fotografía y vídeo, vestido de novia y vestido de tu madre o hermanas, arreglos florales que pueden servir para más de una localización o contratar vuestro transporte y el de los invitados en la misma compañía.

Atenta a los showrooms de vestidos de novia

Si empiezas a mirar con tiempo el estilo de los vestidos que te gustan y las tiendas multimarca de tu zona o tu ciudad, podrás hacerte una idea de los diseñadores qie llevan cada uno e incluso localizar un par de modelos con los que te sientas identificada.

Apúntate a sus listas de clientas y así cuando llegue la época de rebajas o las liquidaciones de muestras, podrás saber antes que nadie cuándo debes de asistir para ver toda la oferta que ofrecen.

Esto incluye también accesorios como velos, adornos y otros accesorios asociados.

Trabaja con el catering el servicio más económico que pueda ofrecerte

Esto no significa que escatimes en la comida, ni en cantidad ni en calidad.

Todos los invitados han realizado un esfuerzo para estar en vuestro Gran Día y deben de agasajarlos como se merecen.

Significa, que tengas una reunión de trabajo con tu catering y que comentéis cuales son las opciones que puede ofrecerte para que vuestro presupuesto luzca en su máximo esplendor.

Algunas ideas pueden ser:

  • Tener estaciones de comida en lugar de un pase de aperitivos, reducirá el coste en personal.
  • Aportar vuestro propio vino que hayáis conseguido a buen precio en una bodega local. En este caso os cobrarán el descorche seguramente, pero el ahorro será considerable.
  • Hacer una comida tipo cóctel en vez del menú tradicional sentados.
  • Recibir a los invitados con una barra de zumos o de aguas de sabor en vez de una de bebida alcohólica. Será un punto refrescante y tus invitados llegarán con más ganas a la comida.

Controla las bebidas de importación

No es necesario poner en tu barra libre las bebidas de importación más caras del mercado porque, además, siendo realistas, en la tercera copa ya no encuentras los matices en boca.

Si optas por bebidas de marcas nacionales, podrás alargar tu barra libre sin dejar tu presupuesto en ello.

Los entornos singulares, ya son un decorado en sí mismo

Si te casas en un pazo, con ermita, jardín y vistas al mar, ya tienes la decoración perfecta para disfrutar de la belleza de la naturaleza y gratis.

Menos es más y aunque quieras hacer algún corner especial, o poner cojines de colores a modo de chillo ut, no necesitas mucho más que una bonita iluminación (velas, velas y más velas) para crear una fantasía mágica.

Las bodas de día son algo más económicas por pura logística

No va a resultar el ahorro del siglo, pero ya sólo en iluminación decorativa de los espacios o jardines, algo os vais a ahorrar.

También puede suponer limitar el tiempo de la barra libre y que no se convierta en una fiesta interminable para el típico grupo de amigos “incansables”.

Evitarás las horas extras del personal de limpieza, camareros o servicios técnicos, por ejemplo.

Sentido común

Y es que el sentido común, suele ser el mejor aliado para ahorrarte un buen pellizco en el presupuesto.

Diez damas de honor, Quince niños de las arras, llegar en un helicóptero o tener tres vestidos de novia son cosas muy espectaculares, que se salen de la norma y de cualquier presupuesto.

De todos modos, recuerda, tú, vosotros, sois los protagonistas de vuestra propia historia y de vuestra propia fantasía.

Si lo queréis, tenedlo, porque para eso es vuestro día y cuantas más cosas haya que os hagan felices, mejor que mejor.

Pues por mi parte nada más por hoy Mimosas.

Espero que todos estos consejos te hayan ayudado a planificar y organizar vuestro presupuesto y que te pongas ya de ya con ello.

  • * Fuente: Gracias a Bodas.net por permitir la utilización de los datos de su estudio recogido en el Libro Imprescindible de las bodas, editado por Bodas.net en colaboración con ESADE y Google. Podéis consultar estos y muchos otros datos interesantes aquí

Are you ready?

En el próximo capítulo hablaré del concepto de la boda, la conceptualización, el diseño y la paleta de colores.

Va a molar mucho, así que te espero por aquí para compartir contigo muchos tips que te ayudarán al plantearlo para que tengas una boda única y espectacular.

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