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Cómo organizar tu boda perfecta, paso a paso. La Wedding Planner. Capítulo 3. #organizomiboda

novia flotando. La wedding planner madrid Mimosa Events

La wedding planner, esa hada madrina que está a tu lado para hacerte la vida más fácil en esos momentos en que te sientes desbordada.

¿te gustaría? Yo sí, la verdad.

Sería de gran ayuda el poder clonarme porque hay días que, simplemente, no me da la vida.

En este tercer capítulo, quiero aclarar muchas dudas que hay en torno a la contratación de una Wedding Planner para que os eche una mano en la organización de vuestra boda y reflexionar por qué es una buena idea contar con ayuda profesional en uno de los días más importantes de vuestra vida.

Este capítulo, tengo que ser sincera, no es estrictamente necesario para la organización de una boda.

Puedes pensarla, planificarla y organizarla tú sola o con tu pareja (si tienes suerte de que se implique al 1000 x1000 más allá de la primera semana)

Seguro que tienes algún familiar o amiga que van a sacrificar generosamente su tiempo el día de tu boda, para estar pendiente de los proveedores y de que todo vaya sobre ruedas.

Fijo que has contratado profesionales que se asegurarán de que “lo suyo” salga perfecto.

Y bueno en cualquier caso estarás tú, que no se te escapa una, pendiente de todo un poco en tu Gran Día.

¡Acuérdate de disfrutar también y de relajarte, que no va a ser todo trabajar!

Mmmmm visto así, igual este capítulo va a ser muy necesario en la organización de tu boda.

¿Quieres comprobarlo? Sigue leyendo.

Novia y wedding planner. Madrid Mimosa Events

LA WEDDING PLANNER ¿ME LO PUEDO PERMITIR?

Voy directamente a este punto porque es la primera pregunta que os hacéis, en realidad.

Estáis viendo que tanto las influencers como los famosos que están pasando por el altar últimamente, todas sin excepción, tienen la gran ayuda de una Wedding Planner a sus espaldas.

¿Y eso?, ellas que están al tanto siempre de las tendencias, que son súper organizadas y que están acostumbradas a ver siempre mil saraos. ¿Cómo es que necesitan una Wedding Planner?

Por el mismo motivo que tú. Por falta de tiempo en su día a día.

Son mujeres profesionales que dedican la mayoría del tiempo a trabajar, a estar en forma, a su familia y a estar al día.

Y cuando tienen libre, a disfrutar un poco de amigos con unas cañitas ¿no?

Porque una cosa es tener pensada como será tu boda ideal, buscar información en redes sociales, tener un precioso tablero de ideas en Pinterest y seguir a esa diseñadora que te enamora con cada colección de sus vestidos y otra cosa, amiga mía, es remangarse y ponerse a buscar proveedores, fincas, regalos, decoración, etc, etc, etc.

No sé tú, pero yo ya estoy agotadita sólo de pensarlo.

Bueno, no es verdad. A mí me apasiona vivir en este mundo de Excels, presupuestos, cronogramas y búsqueda continua de proveedores.

Pero wait, no sólo este tipo de mujeres tira de ayuda de una Wedding Planner.

Son muchas y cada vez más, las que ven una ventaja en tener una ayuda extra para que todo salga a pedir de boca en un día tan especial.

Y, ¿cómo son estas mujeres? Pues seguramente como tú.

novia y wedding planner . Madrid . Mimosa Events

Mujeres profesionales, que están como mínimo 8 horas dándolo todo en su trabajo, que les gusta hacer deporte y disfrutar de la vida los fines de semana.

Que tienen redes sociales que atender y amigos con los que disfrutar cada día.

Que están al día de las tendencias en moda y decoración y que se entusiasman pensando en su próximo viaje en pareja, concierto o quedada con amigas.

Que valoran cada minuto que tiene el día y no quieren perderlo en logística innecesaria.

Personas como tú que sueñan con que las cosas bonitas que quieren, se conviertan en realidad.

Si hay algo en lo que mínimamente te parezcas, levanta la mano porque formas parte de un grupo que tiene claras sus prioridades y viven la vida en su máximo esplendor.

Volvamos al tema, tenéis un presupuesto pensado (bien, súper bien) y muchas cosas a las que hacer frente.

Contratar a una Wedding Planner, ¿entrará dentro de vuestro presu?

Pues todo depende de vuestras prioridades, del servicio que necesitéis y de que contéis dentro de vuestro presupuesto con esta partida como si fuera un proveedor más.

El coste medio en España, para un servicio de organización de bodas, es de 950€.

Partiendo de esta referencia, el presupuesto que solicites puede estar muy por debajo o estar muy por encima.

Y ¿de qué depende? Pues de muchos factores diferentes, la verdad.

Para empezar, del tipo de servicio que necesitéis, de la localización geográfica, del nivel de experiencia y personalización que busquéis, de la exclusividad sobre el tiempo de la Wedding Planner que necesitéis, de lo que incluya dentro del servicio la Wedding Planner.

Y aquí tengo que hacer un importante inciso.

En España no tenemos cultura de contratar a Organizadores de Boda y por eso, no tenemos cultura ni referencia de qué precio debe de rondar un servicio como este.

Además, es un sector en el que los precios no suelen publicarse, pero no es por ser opacos, sino porque esto es un servicio súper personalizado.

Cada boda tiene sus necesidades, sus particularidades y sus horas de trabajo a invertir y eso puede hacer que el precio varíe de 300€ a 10.000 € o hasta 30.000 € (o más)

O sea, que para dos bodas, con igual número de invitados, en una finca similar y con unos requisitos parecidos, hay una horquilla grande de precios en función del servicio que se incluyan.

calcular el presupuesto. Wedding planner Madrid Mimosa Events

¿Cómo factura una Wedding Planner?

Hay diferentes formas de facturar el servicio a una pareja.

Por horas invertidas, con una cantidad fija, con un porcentaje del presupuesto total o como vosotros y vuestra Wedding Planner acordéis.

Y sólo hay una forma de no hacerlo. No facturando nada.

Regalando el trabajo, vaya.

Porque vosotras, no regaláis vuestro trabajo ¿no?

A los del catering, se les pagará, ¿verdad?

A la diseñadora del vestido, pensáis abonárselo ¿cierto?

Bueno, creo que ha quedado claro el momento reivindicación.

Por favor, no le pidáis que trabaje gratis.

Por mucho que esa persona os haga la decoración y hayáis pagado por ello. La organización de la boda no va incluido en ese precio a menos, que ella os lo diga.

Y esto me lleva al siguiente punto importante que te va a ayudar a elegir a la profesional que necesitas para tu boda según el momento en el que te encuentres dentro del proceso y tus necesidades reales.

Entonces, ¿Qué tipo de profesional necesito en mi boda?

wedding planner madrid Mimosa Events

Hay 3 grandes perfiles dentro del mundo de la organización y planificación de una boda

Wedding Planner o Planificadora de bodas

La Wedding Planner tienen la visión más general de una boda se focalizan en que todo salga a la perfección tal y cómo los novios la habían imaginado.

Prevén cualquier desviación que pueda haber en ella, anticipándose a las necesidades y solucionandolas en tiempo récord.

Sus áreas principales de actuación son la logística, los proveedores y la negociación de los contratos y sus condiciones y el control de vuestro presupuesto.

Ah, fundamental. Y procuran la mejor manera de obtener lo máximo por tu presupuesto, negociando descuentos o servicios adicionales con lo que al final, el coste de su servicio no es un coste, sino una grandísima inversión y una gran ayuda para reducir el gasto total de la boda.

Algunos planificadores también ofrecen servicios de diseño o estilismo, ayudando con los detalles creativos del día de tu boda, mientras que otros optan por dejarle esos detalles a un diseñador de bodas.

Lo importante es que defináis casi milimétricamente que servicios estáis contratando y que se queda fuera.

Es la mejor forma de empezar una relación sana a lo largo del tiempo.

¿Qué puede hacer por ti?
  1. Dedicar entre 80 a 250 horas a la planificación de tu boda.
  2. Proporciona referencias de proveedores y negocia contratos; programa y asiste a todas las reuniones de proveedores. Revisa los seguros.
  3. Crea cronogramas detallados y planos de planta.
  4. Ayuda a determinar y administrar tu presupuesto.
  5. Asiste a visitas guiadas y degustaciones de menú.
  6. Ideas de estilo y coordinación de los detalles de diseño
  7. Coordina bloques de habitaciones de hotel y transporte.
  8. Maneja el ensayo.
  9. Supervisa todo el día de la boda (se asegura de que todos se adhieran al cronograma, maneja los problemas, gestiona a los proveedores y se encarga de que todo salga según lo previsto).
Deberías de contratar a un planificador de bodas si…
  1. Crees que es mejor invertir ese dinero en la excelencia en la ejecución de vuestro gran día VS una hora más de barra libre.
  2. Quieres la menor cantidad posible de estrés relacionado con la boda.
  3. No tienes tiempo libre debido a un trabajo exigente.
  4. No tienes ni idea de por dónde comenzar cuando se trata de la planificación o tus habilidades de organización no son las mejores.
  5. Tienes un marco de tiempo muy corto para la planificación. 6 meses / 12 meses.
  6. Estás organizando una Destination Wedding y / o un fin de semana con múltiples eventos en torno a la boda e incluida ésta.
  7. Estás organizando tu boda en un espacio único y no preparado para tal fin como en el jardín de la casa familiar, una playa, en medio del bosque o en un parque de atracciones.

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Wedding Stylist o Diseñadora de Bodas

La Wedding Stylist tienen la visión más estética de una boda y se centran en coordinar que todos los elementos tengan una armonía entre sí y representen el concepto y la paleta de colores que hayáis elegido para vuestra boda.

Su objetivo es que todo quede elegante, sofisticado y bajo un mismo concepto coherente.

Sus áreas principales de actuación son el diseño, la decoración, los planos de planta, el arte de la iluminación, selección de las flores, ornamentos decorativos, mantelerías, etc.

Ah, fundamental. Son artistas y maestros de orquesta en cuanto al diseño se entiende. Pueden transformar un pajar en un pajar con encanto o incluso en un auténtico palacio.

Si para ti la estética es el punto más importante de tu boda, deberás de contratar un profesional específico para esto y otro para la organización de la boda (si no está formado también en esta área)

¿Qué puede hacer por ti?
  1. Dedicar una media de 40 horas.
  2. Crear el concepto de diseño de la boda.
  3. Proporcionar orientación de la paleta de colores.
  4. Supervisar el presupuesto de decoración y proveedores (floristería, alquileres, iluminación, papelería).
  5. Asistir a una visita al sitio para visualizar dónde quieres que vaya todo, diseñar un diseño e identificar problemas potenciales.
  6. Crea planos de planta detallados.
  7. Asegurarse de que todos los elementos de decoración estén en su lugar en el día de la boda.
Deberías de contratar a un diseñador de bodas si…
  1. La decoración es el elemento más importante de la boda para ti.
  2. Confías en tus habilidades organizativas y logísticas, pero faltan tus habilidades creativas.
  3. Estás tratando de lograr un tema muy específico o tienes un millón de ideas de estilo de bodas que no puedes restringir.

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Wedding Coordinator o Coordinadora de Bodas

La Wedding Coordinator tiene la visión más focalizada en el día de la Boda.

Se trabaja con ella cuando ya está todo contratado, revisado y consensuado y llega el gran día de la puesta en marcha.

Es la persona clave, después de la novia y el novio claro, el día de la boda ya que dirige, coordina y revisa minuto a minuto lo que tiene que pasar en ese gran día y sobre todo, cómo se tiene que hacer para que salga perfecto.

Será la persona de referencia para el restaurante, las floristas, los decoradores, los invitados y por supuesto, los novios.

Sus áreas principales de actuación son la logística, el cronograma del día de la boda, los proveedores y sus contratos y sus condiciones y que todos los pagos se han realizado antes de terminar el día.

Además, debe hacer equipo con cada proveedor para que den lo mejor de sí en vuestra boda.

Ah, fundamental. Se preocuparán por ti y de que vosotros sólo os preocupéis de llorar de emoción y reír histéricos de alegría y felicidad en vuestro gran día.

¿Qué puede hacer por ti?
  1. Dedicar unas 25 horas.
  2. Reunirse con vosotros como mínimo, un mes antes del enlace.
  3. Coordinarse con sus proveedores para revisar los contratos firmados y confirmar la logística.
  4. Crear cronogramas detallados.
  5. Revisar por última vez todos los sitios donde se celebrará alguna parte de la Boda.
  6. Abordar todos los detalles pasados por alto.
  7. Manejar el ensayo.
  8. Supervisar todo el día de la boda.
Deberías de contratar a una coordinadora de bodas si…
  1. Quieres tener un papel activo en la planificación de tu boda, pero te gustaría que alguien se encargue de los detalles de último momento y se asegure de que no se pierde nada importante en el camino.
  2. Eres extremadamente organizada y orientada a los detalles.
  3. No tienes el presupuesto para un planificador de bodas de servicio completo, pero no quieres renunciar a Disfrutar de vuestro Gran Día.

Resumiendo, es de personas inteligentes contratar a un profesional para que maneje todos los aspectos que se os pueden escapar en el día de una boda.

No se os ocurriría pedirle a un amigo, sólo porque sepa en donde está el corazón, que os operase a corazón abierto si os hubiera dado un infarto, ¿Si?

Pues esto es lo mismo. No os sintáis mal por no llegar a todo o tener miles de duas en el camino.

Una boda, es el evento más grande al que una persona va a enfrentarse en toda su vida.

Y hay profesionales muy preparadas para hacer este trabajo.

Así que resumiendo, contratar a un Wedding Planner sólo tiene ventajas:

  1. Ahorraréis dinero de vuestro presupuesto, incluso pagando sus servicios
  2. Ahorraréis tiempo súper valioso, para disfrutar del camino.
  3. Tendréis tranquilidad de que estáis siguiendo todos los pasos correctamente
  4. Tendréis seguridad de que todo saldrá bien ese día.
  5. Os permitirá disfrutar del día de vuestra boda, que es único y pasa rápido.

Y es casi imprescindible si:

  1. Asisten más de 200 invitados.
  2. Se realizan en un enclave no preparado para bodas.
  3. Tenéis muchos proveedores diferentes que manejar.
  4. Se requiere de un protocolo especial, asisten personalidades, famosos o necesitas seguridad en el evento.

Si llegadas a este punto no estás ya contratando a una WP, por favor, tira de amigos o familiares y asegúrate de que por lo menos alguien está supervisando que todo salga bien en el Día B.

Después, agradécele a esta persona haberte regalado su tiempo y sacrificado el poder compartir contigo este gran día.

Regálale, por ejemplo, un día de spa o un Beauty Day porque seguro que se lo ha ganado a pulso.

Y sobre todo se compasiva si algo sale mal. Recuerda que te está echando un cable, no es su trabajo, ni es profesional.

wedding planner organizando boda. Madrid Mimosa events

Por último, pero no por esto menos importante, vamos a ver cuáles son los servicios / paquetes que podéis contratar para vuestra boda.

Hemos hablado anteriormente de que el presupuesto que os de una Organizadora de bodas dependerá de los servicios que os incluya.

Por esto, no podemos comparar exactamente entre dos presupuestos si no tenemos el detalle de cada uno de ellos.

El más barato puede no serlo y el más caro puede no estar justificado.

Principalmente encontraréis estos servicios

Asesoría Express

Es un servicio muy diferente a lo que te van a ofrecer muchas Wedding planners.

Te va a permitir tener una visión experta de por dónde tenéis que empezar a organizar vuestra boda, en un par de hora.

Os va a ser de gran ayuda para definir un plan de acción y saber cómo ejecutarlo.

Os ahorrará tiempo, dinero y tomar decisiones erróneas

Este servicio es ideal para aquellas parejas que pueden manejar su boda sin problemas. Por su tamaño, por su experiencia o por X, pero que quieren poner en orden los pasos a seguir o tienen dudas iniciales a resolver.

Organización Integral

El servicio Integral abarcará todo el proceso de la gestión de tu boda.

Os ayudará con la selección de los proveedores que se ajusten a vuestro presupuesto y os sugerirán algunos necesarios en los que podéis no haber caído.

Os acompañará a visitar el espacio que hayáis elegido para vuestra celebración, haciendo las preguntas clave para confirmar que todo cumple con las normas de seguridad y de excelencia necesarias. Revisará el contrato y os asesorará en aquellos puntos que quizá sea necesario pulir.

Será tu voz con todos los implicados en vuestra boda.

Se encargará de trasladar tus deseos y anticipar tus necesidades y de crear una experiencia inolvidable y mágica.

Preparará la documentación necesaria para que estéis al día de en qué momento está cada cosa en la logística de vuestra boda.

Tendrá actualizados todos los documentos así como el control presupuestario y os avisará de los pagos que tenéis que realizar y los deadlines para cada cosa.

Coordinación del Día B

Este servicio se contrata exclusivamente para gestionar el día de la celebración de la boda.

Abarca desde el montaje, hasta el desmontaje de todos los elementos de vuestra boda.

En el servicio de coordinación, se le pone la guinda al pastel de un camino muy largo que habéis recorrido y cuidado con mimo para que el día de vuestra boda sea algo mágico para vosotros y para todos vuestros invitados.

Sea cuál sea vuestra elección, os recomiendo que siempre trabajéis con profesionales y con un presupuesto  inicial en el que se detallen los servicios que estáis contratando. Así todos tendréis en mente por lo que estáis pagando.

Pero tener un presupuesto inicial no implica que, si vuestras necesidades evolucionan en el camino, queráis contratar a esta persona servicios adicionales.

Habladlo, presupuestarlo y seguid manteniendo intacta vuestra buena relación.

No hay nada más feo que hablar de dinero; pero cuando hay que hacerlo, mejor hacerlo de una forma clara para todas las partes.

Y hasta aquí el capítulo de hoy.

Espero que os haya resultado de gran ayuda para descubrir un poco más que hacemos sobre el terreno las organizadoras de bodas.

Buscad la vuestra, la que mejor os vaya y con la que tengáis feeling porque va a ser un largo camino juntas y hay que sacar lo mejor de la relación.

No seáis racanas en compartir información, temores, sueños y deseos.

Cuanto más conocimiento tengamos de lo que queréis y de lo que esperáis, mejor nos podremos acercar a vuestra Boda Ideal, Perfecta, Épica e Inolvidable.

Yo sigo practicando para leer la mente de mis clientas pero la verdad, por ahora no me sale del todo bien.

Con mucha dosis de intuición, de experiencia y sobre todo de claridad en las conversaciones, todo va mejor y siempre acabamos llegando al punto más importante para mí.

Vuestra sonrisa y vuestra felicidad.

Y hasta aquí, mis queridas #mimosas, el post de hoy.

Espero que os haya servido y si queréis comentar algo a la comunidad, estaremos encantadas de leer vuestras opiniones, dudas, temores o experiencias.

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