Cómo planificar tu boda en 6 meses o menos #organizomiboda

pareja planificando su boda

Planificar una boda es siempre una ilusión y un gran desafío, independientemente de el tiempo que tengas para hacerlo.

Pero si cuentas con 6 meses o menos, es un reto todavía mayor.

La pregunta que seguro que ronda tu cabeza es ¿puede hacerse?

Y mi respuesta para ti es ¡Sí! Y, además, voy a ayudarte a que sea una boda ES-PEC-TA-CU-LAR.

Mientras que el confinamiento por este m***** COVID-19 ha obligado a muchas parejas a cancelar o aplazar sus bodas, en MIMOSA apostamos por el amor y porque nada es imposible si lo llevas como bandera y soñamos con un repunte en las peticiones de mano para finales de este año y principios del 2021.

Así que, tanto si tenías fecha de boda para este verano, como si estás empezando a planificar tu boda para finales de este 2020, podemos ver este estado de emergencia como una oportunidad para sacar tiempo y sentaros a pensar en vuestra celebración.

Que, ¿aprovechamos para pisar el acelerador y ponerte manos a la obra?

Aquí tienes, mes a mes, las tareas a llevar a cabo para conseguir tu objetivo.

6 meses

Establece un presupuesto

Esta es vuestra primera gran tarea. Definid qué presupuesto queréis asignar a la celebración de vuestra boda y si vais a ser vosotros los que corran con todos los gastos o vuestras familias van a hacer alguna aportación.

Con una cifra clara en mente, monta un documento fácilmente modificable para ir actualizando. Puede ser un Excel, no necesitas mucho más.

Divídelo en partidas, asigna costes estimados, actualizado con los presupuestos que te vayan llegando, los costes estimados de cada proveedor y las fechas de pago a cada uno.

Esto te va a facilitar muchísimo la vida durante toda la organización. Palabrita de Wedding Planner.

Elegid el lugar de la ceremonia y de la celebración

Es cierto que muchos de los espacios más solicitados, pueden estar ya reservados con más de un año de antelación, pero no pierdes nada por preguntar, en realidad.

Se flexible de cabeza y quizá te sorprenda saber que el sábado que os gustaría, está ocupado, pero ¡ese viernes o ese domingo no!

Otra posibilidad, es valorar espacios no tradicionales para la celebración de una boda, pero igualmente espectaculares por su peculiaridad. Un museo, un edificio emblemático de la ciudad o un espacio en los alrededores de la ciudad. Seguro que, si amplias tu campo de búsqueda, encuentras un tesoro digno de una boda como la que sueñas.

Haz una primera lista de invitados

Piensa en todas aquellas personas con las que os gustaría compartir este día tan especial. Después hablad con vuestras respectivas familias para saber si a ellos les gustaría invitar a algún amigo de la familia (si vais a querer dar esa opción).

Con esta primera lista, podrás tener una idea del espacio que necesitáis para vuestra celebración y del presupuesto aproximado que vais a tener que invertir.

Ojo, que aquí vais a tener que ver cuáles son vuestras prioridades.

Me refiero a que, si estáis súper enamorados de un espacio con una capacidad más reducida, ya sabéis de antemano que esa lista de invitados va a tener que ser reducida.

Esta lista está “viva” y es posible que vaya siendo modificada a medida que recibáis las confirmaciones. Se estima que sobre un 20% de invitados, no pueda asistir por diferentes motivos. De todos modos, no contéis con este porcentaje para elegir el sitio porque igual ¡¡os sorprenden y van todos!!!

También hay que tener en cuenta la situación del COVID-19 en la que nos encontramos. Todavía no sabemos cómo afectará esto a las relaciones personales, los miedos de volver a reunirse o, por el contrario, las ganas de celebrarlo todo. Lo vamos a ir viendo.

Elige tu vestido

¿Es posible tener un vestido a medida con menos de 6 meses de antelación? Sí, aunque va a depender mucho de la carga de trabajo que tenga la diseñadora para la temporada alta y si le queda algún hueco libre.  Habla con ella, explícale tu caso y seguro que llegáis a un acuerdo.

Las alternativas que tienes a esto, es comprar un vestido de colección en alguna marca que te ofrezca un amplio abanico de opciones y sólo tenga que ajustarse a tu cuerpo.

florista para bodas
Photo by Ellicia
Reserva tu dream team de colaboradores

Después de los espacios para celebrar la boda, los proveedores más solicitados suelen ser el catering, los fotógrafos, la decoración floral, el grupos de música en directo o el maquillaje y peluquería a domicilio.

Empieza a tantear a tus preferidos, para ver con que fechas tienen disponibles y que tengas tiempo de valorar varias opciones.

5 meses

Contratar una Wedding Planner

Si vas a contratar una persona que os ayude en todo el proceso de organización y planificación de vuestra boda, este es un momento excelente.

Siempre hay muchos pequeños grandes detalles con los que os puede ayudar y quitarle mucho estrés a la situación, pero si además tenéis poco tiempo para organizarlo, con mucho más motivo.

Os va a resultar de mucha ayuda, va a simplificar los procesos, ganaréis tiempo para vosotros y ahorra dinero del presupuesto, os va a recomendar a los mejores proveedores para vuestra boda y ya va a tener claros y disponibles todos los documentos necesarios para la planificación y coordinación de vuestra boda.

Anímate y pregunta, seguro que podemos ofrecerte un servicio que se ajusta a tus posibilidades.

Envía el Save the Date y empieza a preparar las invitaciones

Cuando ya tengáis confirmación de la fecha de la ceremonia y reservada la Iglesia y el sitio de la celebración, entonces ya puedes hacerlo oficial.

Es el momento de enviar el Save the Date a tus invitados.

En este mundo tan global, muchos de los invitados pueden vivir en diferentes ciudades a la vuestra o incluso en diferentes países y claro, la logística para asistir a vuestra boda, la tendrás que planificar un poco más. Viajes, alojamientos, etc.

Por esto, podéis ir enviándole toda la información para que se vayan guardando el día o fin de semana de vuestra boda.

Podéis hacer un envío físico o utilizar un diseño vía WhatsApp. Lo ideal es que esté en línea del diseño de vuestra invitación.

En paralelo, vete trabajando con tu diseñadora o ilustradora, vuestra invitación y el resto de los materiales de la boda. Meseros, misales, planos, regalos especiales como láminas personalizadas para los invitados o para que tus padres tengan un bonito recuerdo de esta época. Los diseños de Savia Craft son de enamorar y convierten tu idea en una imagen única y personal.

Invitaciones boda savia craft
Invitaciones de Savia Craft
Ten preparado tu sitio web

Es muy buena idea contar con una web propia para vuestro enlace ya que así los invitados, tendrán toda la información que necesiten a alcance de un click (y os ahorrarán muchas llamadas y WhatsApp preguntando cien veces lo mismo)

Además de la información propia del día de la boda como lugar, hora, celebración, etc es un lugar perfecto para incluir otra información clave como

  • Horario de autobuses
  • Alojamientos sugeridos
  • Peluquerías
  • Timeline de la boda
  • Mapas para llegar a todos los puntos importantes de la boda
  • Lista de bodas
  • Actividades para aprovechar el fin de semana en la ciudad
  • O incluso puedes pedirles a tus invitados que vayan subiendo fotos de la preparación o sugerencias para la lista de música

4 meses

Sigue contratando al resto de proveedores colaboradores

Ya podéis pasar a la segunda fase y seguir cerrando proveedores como el transporte de los invitados y los vuestros, regalos, iluminación, decoración o espectáculos en vivo.

Planifica la luna de miel

Tanto si tenéis ya el destino pensado, como si queréis que os asesoren y ver diferentes opciones, es el momento de acudir a una agencia especializada.

“No gracias, las agencias no son para mí. Yo soy más de viajar por libre”

Ok, no es obligatorio que lo hagas a través de una agencia si no quieres, pero puedes por lo menos recopilar una información super valiosa para planificar tantos días de vacaciones.

Si buscáis un lugar exótico, también deberíais de saber que documentación es necesaria para viajar, vacunas o seguros médicos, en ocasiones obligatorios y siempre recomendables.

La forma de viajar a través de agencias también ha cambiado mucho y ahora te hacen unos viajes a super medida muy lejos de la idea de tener que viajar en un grupo, en un autobús lleno de otras parejas y con unos horarios agotadores.

En B the travel Brand Xperience, son expertos en recorrer el mundo y en hacer que sus parejas lo vivan a través de experiencias a medida e inolvidables.

alianzas de boda
Photo by Jayden Seah
Las alianzas

Aunque todavía tenéis tiempo para encargarlas, ya es un buen momento para empezar a mirar cómo las queréis y dónde vais a querer comprarlas.

Podéis acudir a vuestra joyería de confianza o donde tu prometido te compró el anillo de compromiso para un primer vistazo.

O también podéis acudir a marcas de referencia como Tiffany & Co., Joyería Suarez o Rabat

3 meses

Prueba de menú

Seguramente ya habéis estado trabajando con vuestro catering las diferentes opciones de menú y ahora es el momento de pasar a la acción y probarlo… ¡casi todo!

Normalmente, la prueba de menú es para la pareja y de 2 a 4 personas más, así que tomarlo como una fiesta e invita a aquellas personas que quieras que te den su opinión más sincera.

En estas pruebas, podrás no solo saborear el cocktail y el menú principal, sino que además verás el tipo de presentación, ver las cantidades, la presentación en mesa y probablemente hasta la mantelería que os pueden ofrecer.

Y es el momento de hacer todas las preguntas que se os ocurran al catering.

Cuántos camareros habrá por comensal, cómo lo sirven, si se pueden repetir los principales, si queréis cambiar el vino por una marca concreta, tipo de alcohol que se servirá en la barra libre, etc.

Tarta o mesa de postres

Ya que estamos en el mes más gastronómico, también tendréis que pensar en si queréis seguir la tradición del corte de tarta nupcial o preferís la opción de una mesa de postres tipo buffet. No hay opción buena y mala, todo lo que vosotros queréis está bien, pero hay que ir cerrándolo.

Entrega o envía las invitaciones de boda

A finales de este mes o principios del siguiente, deberías de estar enviando las invitaciones o entregándose en mano si fuera posible, para darle un toque mucho más personal.

No obstante, en esta situación de confinamiento, puedes hacer el envío por correos con un código de seguimiento para que te avisen de su entrega y posteriormente hacer una llamada a tus invitados para agradecerle su presencia en vuestra boda, dándole ese toque personal.

Documentación Iglesia

Si os habéis decidido por una ceremonia religiosa, sabrás que la documentación expedida por la Iglesia tiene una validez de tres meses, por lo que es el momento adecuado para empezar a avanzar con todos los trámites necesarios. Testigos, cursos prematrimoniales, solicitudes de partidas en vuestras respectivas Iglesias, etc.

2 meses

Prueba de maquillaje y peinado

Es el momento de tener una buena sesión personal con tu maquilladora y estilista.

Retocar el color, sanear las puntas, pensar en extensiones o darte cualquier otro tratamiento que tengas en mente y consensúes con tu peluquero para que el gran día tu pelo brille con fuerza.

Además, podéis ir viendo ideas para tu peinado y tu maquillaje, ahora que ya vas a saber tu estilo de vestido, lugar de la ceremonia y de celebración.

1 mes

Luna de miel
Photo by jonathan Borba
Vete preparando las maletas para la luna de miel

Porque no sólo es importante los aspectos más técnicos del viaje, sino que también es muy importante planificar tu armario durante vuestra luna de miel.

Aprovecha para renovar tu armario, ropa interior, bañadores si os vais a un sitio con playa o planificar la maleta en función del tipo de viaje que vayáis a vivir.

Un juego de maletas nuevas, puede ser un detalle perfecto que pedir en vuestra lista de regalos.

Quítatelo de delante con antelación, porque la semana antes de la boda, vas a estar a otras mil cosas y no querrás dejarte nada en tierra.

Escribe las tarjetas de agradecimiento

Este también es un buen momento para adelantar este trabajito.

Dar las gracias es una de las cosas más gratificantes que puede haber y hacerlo de forma personal, tomándote tu tiempo para escribir a cada persona un «Gracias por tu asistencia» y por tu regalo, seguro que te saca muchas sonrisas.

Además, si pretendes hacerlo después de la luna de miel, ya habrá pasado un montón de tiempo y deja de tener tanto sentido. Así que nuevamente anticípate y déjalo todo preparado para enviar el día de después de la boda.

Punto de situación con todos los proveedores colaboradores

En este último mes, seguro que tendréis que hacer muchos pagos a proveedores, que completen la reserva (si has utilizado un buen documento de control presupuestario, te resultará muy sencillo).

También tendrás que coordinar con todos los proveedores lo siguiente:

  • Confirmar tus pedidos
  • Darles información sobre el lugar y hora de la ceremonia y celebración
  • Confirmar el modo de entrega de cada servicio
  • Revisar los contratos
  • Tener todos los teléfonos de emergencia de cada uno de ellos
  • Hacer un cronograma bien detallado del día de la boda y compartirlo con cada uno de ellos

Si estas organizando tu propia boda, imprímete toda esta información para tenerla accesible el día de la boda y asegúrate de imprimir un par de copias más para dárselas a los familiares o amigos que te van a ayudar a coordinar todo el Gran Día (Vosotros tenéis que estar a lo que tenéis que estar, a disfrutar de vuestro momento único)

Si cuentas con al ayuda de una Wedding Planner, ella se encargará de hacer este trabajo y coordinar con todos los proveedores todos los pequeños y grandes detalles importantes.

Distribución de las mesas

Ya está, no le des más vueltas y termina de hacer las mesas de los invitados.

Confirma con aquellos rezagados si van a poder asistir a vuestra boda o no y actualiza tu tabla de control de invitados y tu plantilla de distribución de mesas.

Tienes que compartir con el restaurante el número final de invitados, la distribución de las mesas e imprimir los meseros.

Saborea cada minuto

Felicidades, ¡lo has conseguido!

Has logrado preparar una boda en 6 meses o menos, así que ahora tómate tiempo para ti, disfruta de un buen masaje, una fantástica manipedi y empieza a ser consciente de todas las muestras de cariño que van a empezar a lloverte por todos los sitios.

Y hasta aquí #Mimosas, mi recomendación sobre cómo distribuir las tareas para poder organizar una boda en 6 meses o menos.

Si queréis estar la tanto de los mejores consejos para organizar tu boda, te invito a que te unas a nuestra comunidad y recibas nuestro Newsletter mensual

¿Os ha parecido interesante? Cuéntamelo en comentarios, estaré encantada de leerte.

¡A seguir con la ilusión por las nubes! Juntos, lograremos vencer esta situación y salir más fuertes y más sabios.

#bodas2020 #planificación #organización #covid19 #mimosaevents #organizomiboda

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